纠正措施和文件
Poor performance or bad behavior on the job can take many forms. 最终，主管的工作是识别并设法修改员工的不良表现或行为，使其符合预期. 简而言之，这就是纠正措施.
In the workplace we typically use a verbal or written warning or counseling to communicate to the employee what he/she is doing wrong; what needs to be done to correct the problem; and what will happen if the problem is not corrected.
口头咨询
当员工最初未能达到行为和/或绩效标准时，可以使用口头咨询. 在这个阶段，不应该威胁到员工的继续雇佣. 你先去找事实吗. 这包括在你给出任何警告之前先和员工谈谈，听听他/她的看法. 口头咨询应该包括, 不可接受的行为/表现, 积极的改进建议, 以及未能纠正问题对生产力或绩效的影响. 试着找出为什么员工的表现或行为是不可接受的，并帮助员工计划改变. Do not give the employee a written document for a verbal counseling. You may document that you gave the counseling in your notes. 你应该有谈话要点，用来和员工交谈，以确保你能抓住要点，这些谈话要点将作为你进行咨询的记录. 它作为文件的价值可能有限，但如果口头咨询改变了行为，那么你就实现了你的目标.
书面警告
书面警告有两个目的. 它是用来与员工沟通的, 希望, 表现或行为将得到改善. 它还提供了文件，以便员工不改变他/她的表现或行为，然后终止雇佣关系, 大学将能够证明终止仅仅是因为员工未能达到期望而发生，而不是被解雇的员工可能指控的任何邪恶动机.
对于更严重的违法行为或对口头劝告的回应不够时，书面警告将被使用. 在给予书面警告之前，你不一定要进行口头咨询. 你先去找事实吗. 这包括在你给出任何警告之前先和员工谈谈，听听他/她的看法. 在进行事实调查的会议上，不给员工书面警告吗. 使用“如果我得到了怎么办”测试. 这有意义吗，合适吗? 可能有必要在书面警告中向雇员明确表示，如果不对书面警告作出适当的回应，他/她的继续雇佣可能会受到威胁. Review the written warning for tone (do not get personal), content (do not bring up a laundry list of the employee’s sins), 清晰性(如果外人阅读，是否有意义??)和value. 它必须由各方签署，然后它作为行为修改器和文件都具有很大的价值. HR或你的经理看过书面警告了吗.
如果你有一个员工的表现/行为没有达到预期，你会怎么做? 你采取纠正措施，当对员工采取纠正措施时, 作为管理者，你的工作是使用必要的技能和专业知识来有效地改变员工的行为/表现, 并确保我们的行动对学校的风险降到最低. 通过记录您正在做的事情，这样以后就不会有更邪恶的动机归咎于您的行为，从而将这种风险降到最低。.
关于文档需要考虑的要点
- 只管去做. 陪审员态度研究表明，陪审团相信“如果没有写下来，那就没有发生过。!”
- 只要及时做就行. 如果你要表扬或斥责，必须在促成表扬或斥责的事件附近进行，否则效果会显著减弱. 及时行动是至关重要的.
- 目标是改变行为(文档是追求该目标的副产品). 从法律角度来看，这些文件是必不可少的, 但是，如果你成功地改变了行为，并且不需要采取进一步的行动，那么就没有法律角度可以处理.
- 如果你想要成功地改变员工的行为，你必须成功地与员工沟通:a)他/她做错了什么, i.e. the difference between expectations and actual performance; b) what he/she needs to do to do it right; and c) what will happen if he/she does not make the necessary corrections (this could be either a statement of potential outcomes related to the performance/behavior or it could be sanctions that may be taken, 或两者). 因此，涵盖上述(a - c)的文件将是说明采取任何雇佣行动都是出于合法理由的良好来源.
- Do not put anyone on “Probation” or use the term probation. 缓刑，用于书面警告，通常有开始和结束. 那不是你想要的. 你想要向员工表达，绩效/行为的改善必须是“立即和持续的”.”
- 最后一定要表达信心，告诉员工可以改变他/她的行为/表现，只要他/她尝试，你就愿意帮助他/她.
- 确保你在文件上签名或签名，如果可能的话，让员工也这样做.
雇员或独立承包商
72779太阳集团每个月支付大量的人作为独立承包商. These people perform a wide variety of services for the university. 重要的是，我们必须始终确保这些人作为独立承包商的地位是准确的. 一个人如何获得独立承包人的身份? It is not because we choose to designate them as such; it is not because they want to be designated as such. 这完全是因为他们符合美国国税局对独立承包商的定义. The IRS has an interest in this because independent contractors do not pay their taxes on a payroll deduction basis; they have to file and pay their taxes quarterly. 另一方面，实际雇员在工资扣除的基础上纳税. 因此, 如果国税局认为人们被错误地定义为独立承包商，他们确实会感兴趣.
以下是美国国税局(Internal Revenue Service)网站上对独立承包商与雇员的对比.
“为你工作的人是雇员还是独立承包商，这是一个重要的问题. 这个问题的答案决定了你缴纳和预扣联邦所得税的责任, 社会保障和医疗保险税, 联邦失业税.
在一般情况下, 为你提供服务的人是你的雇员，如果你能控制他们做什么和怎么做的话.
至关重要的是你, 用人单位, 正确判断提供服务的个人是雇员还是独立承包人. 一般, 你必须预扣所得税, 代扣代缴社会保障和医疗保险税, 并就支付给雇员的工资缴纳失业税. 一般来说，你不必为支付给独立承包商的款项预扣或支付任何税款.
警告:如果你错误地将员工归类为独立承包商, 我们(72779太阳集团)要为那个工人缴纳就业税, 加上罚款.
谁是独立承包商? 一般的规则是你, 付款人, 是否有权只控制或指导独立承包商所做工作的结果, and not the means and methods of accomplishing the result.
谁是雇员?? 根据普通法规则, 任何为你提供服务的人都是你的雇员，只要你能控制他们做什么和怎么做. This is so even when you give the employee freedom of action. 重要的是您有权控制如何执行服务的细节.
根据普通法确定个人是雇员还是独立承建商, the relationship of the worker and the business must be examined. All evidence of control and independence must be considered. 在一个雇员独立的承包商的决定, 必须考虑所有能证明控制程度和独立程度的信息.
为控制和独立程度提供证据的事实分为三类, 行为控制, financial control and the type of relationship of the parties.
行为控制
Facts that show whether the business has a right to direct and control.
- 指示——员工通常被告知:
- 何时、何地以及如何工作
- 使用什么工具或设备
- 雇用什么工人或协助工作
- 在哪里购买用品和服务
- 什么工作必须由特定的个人来完成
- 这是什么顺序啊
- 培训——员工可以接受培训，以某种特定的方式提供服务.
财务控制
表明企业是否有权控制工人工作的业务方面的事实包括:
- The extent to which the worker has un-reimbursed expenses
- 工人的投资程度
- 工人向有关市场提供服务的程度
- 企业如何支付员工工资
- The extent to which the worker can realize a profit or loss
关系类型
显示这种关系类型的事实包括:
- 描述双方打算建立的关系的书面合同
- Whether the worker is provided with employee-type benefits
- 关系的永久性
- 这些服务对主要活动有多重要
For a worker who is considered our employee, we are responsible for:
- 预扣联邦所得税
- Withholding and paying 用人单位 social security and Medicare tax
- 支付联邦失业税(FUTA)
- 每年发放W-2表格，工资和税单
- Reporting wages on Form 941, employer’s quarterly federal tax return.
职位描述及指引
职位描述的目的是对特定工作中通常执行的主要活动和职责进行总结. It is not a comprehensive list of all activities performed within a job. Job descriptions should describe the job as it currently exists, 不是因为它在未来的某个时候会存在.
阅读以下指南后, 在职位管理表格中输入职位描述的组成部分. 这是必要的，我们有一致的格式为所有72779太阳集团的工作描述.
职位描述的目的是对特定工作中通常执行的主要活动和职责进行总结. It is not a comprehensive list of all activities performed within a job. Job descriptions should describe the job as it currently exists, 不是因为它在未来的某个时候会存在.
目的
职位描述的目的是:
- Document the primary responsibilities and requirements of each job.
- Ensure that employees have a clear understanding of their jobs.
- 为工作评估、薪酬调查、市场定价和职业机会提供依据.
- 提供发布内部职位的工具.
- 沟通期望，这可能有助于员工提高绩效.
职位描述写作指南
- 保持句子结构尽可能简单——省略那些不能提供必要信息的多余单词.
- Begin statements with action verbs such as: analyzes approves, 授权, 发展, 评估, 输入, 运营, 组织, 执行, 建议, 审查和时间表.
- Chose verbs that relate to the appropriate role of the job. For a support role, it would be misleading to use “manages.” A verb such as “administers” or “启动s” would be more appropriate.
- 在适当的地方使用例子来增加意义.
- 写作风格应该清晰简洁——尽可能使用非技术语言.
- Avoid vague words which are subject to varying interpretation, i.e. “编制月度报告并分发报告”，而不是“协助准备报告”.”
- 把注意力集中在重要的活动上，而忽略那些与特定工作无关的次要或偶尔的职责.
- 首选的句子结构是现在式电报式(隐含主语/动词/宾语/解释性短语)。
- 考虑在12个月内完成的所有工作.
- 最好的职位描述是以事实和客观的方式来写的，而不是为了描述任何一个现任者的特点.
- 教育和经验水平应作为最低标准，并应考虑到职责和责任而切合实际. 如果要求被夸大，它们将会筛选出真正合格的人.
绩效管理
评估优秀
72779太阳集团重视卓越. 我们致力于创造和维持一种环境，强调认可工作表现对我们使命的重要性. This information applies to regular full time and part time staff. 教师和辅助教师被排除在绩效管理和审查过程之外.
涉及员工和主管的持续沟通过程:
- 确定和描述工作职能，并将其与大学和/或学术或行政单位的使命和目标联系起来.
- Developing realistic and appropriate performance expectations.
- 给予和接受关于工作表现的反馈.
- Writing and communicating the results of the performance review.
- Planning educational and developmental opportunities to sustain, 提高员工的工作表现.
性能的期望
描述员工在工作中的表现和行为要求的书面陈述. 至少, 员工在入职时和每年的绩效考核时都应该被告知他们的绩效期望. 关于如何编写绩效期望，请参阅绩效管理/绩效薪酬计划一节.
按表现付薪
一种根据员工的成就和年度绩效评估来奖励员工的方法. 该理论认为，员工的绩效评估与加薪幅度之间应该存在相关性.
频繁和及时的谈话
有效的绩效审查和管理过程的基础是频繁和及时的沟通. 主管应告知员工工作要求和绩效期望，以及评估员工绩效的方式. 这个过程的成功取决于管理者完成目标的意愿, 准确和建设性的绩效评估，以及员工是否愿意积极回应建设性的反馈, 在需要的时候, 提高他们的表现.
员工的表现通常在试用期结束时进行评估，之后通常每年一次.
员工自我评价表
This form may be used when desired and is self-explanatory. 在任何情况下都不应要求员工填写上述绩效考核表.
工作表现检讨表格
书面绩效评估是基于员工的整体表现和他/她的工作期望. 它考虑到员工的工作行为和其他既定的绩效期望. 书面绩效考核是一份法律文件. It is also an official record of the employee's work performance, 并可能在未来的就业决策中被考虑. In addition to the regular performance review described above, 主管可以在任何时候发起书面咨询或警告，记录并建议员工的绩效缺陷. Please refer to the section on 纠正措施和文件.
员工的评论
在绩效评估过程中, 员工有机会进行评估, discuss and comment on the actual performance review document. 绩效考核表由主管和员工共同签署. 一份复印件交给员工，原件存入人力资源部的正式员工档案.
上诉程序
Disagreements may arise over the written performance review. In the event an employee disagrees with any part of the written review, 他/她可以附上一份补充材料, 说明反应. 响应将成为记录的一部分. 如果员工认为绩效评估不准确, 他/她可以要求主管进行审查, 下一级管理, 及/或由人力资源副总裁介入.
问责制
- 副总裁负责确保他们的直接下属在他们的领域对所有合格的员工实施绩效管理和审查程序.
- 人力资源副总裁负责监督和确保这一程序的统一和一致的应用.主管和经理负责指导, 向员工提供咨询，并提供及时和真实的反馈，并将其写入书面绩效评估.
绩效管理
可选的形式
员工聘用程序
招聘概述
72779太阳集团是一个平等就业机会的雇主，积极寻求吸引, 雇佣, 并保留一支高素质的多元化员工队伍，这些员工的才能和经验最能使大学完成其使命.
像这样, 大学致力为所有人士提供平等的就业机会. 72779太阳集团不会因为种族歧视或骚扰任何雇员或求职者, color, 祖先, 国家的起源, 性, 残疾, 和年龄. 关于宗教和信仰, 法律允许的, 大学保留自由裁量权，决定是否聘用与大学有共同价值观和使命的人士.
提供这些雇用程序准则是为了协助雇用官员, 搜索委员会, 支持人员, 正如他们计划的那样, 启动, and/or participate in the University's search and selection process. 我们的目标是为每一份工作雇用最合格的申请人，同时将大学的风险降到最低.
这个过程包括预测下一步行动，提前采取行动来启动流程，满足你所在领域的人员配备水平. 请了解这一过程并作出相应的计划.
招聘程序
无论你是在申请替换者还是新职位，以下都是招聘初期步骤的要点总结:
- 这个过程的不同取决于一个现有的职位是否被填补而没有变化, 现有职位发生变动或申请新职位.
- 如果没有要求对现有的空缺职位进行变更，并且在当前的预算范围内, 你不需要填写职位管理申请表，直接去填写员工雇佣申请表.
岗位管理
- 职位管理申请由招聘经理完成，并提交所需的批准.
- The requisition must contain minimum requirements for the position; education, 前就业 experience; and any required 许可 and/or certifications. A job description component is a part of the requisition.
- 为了抑制职位头衔的泛滥, 有一些标准的职位名称必须使用，或者必须获得批准才能在职位控制系统中添加新的职位名称(如新职位)。. 因此, 请注意，职称有一些限制，我们正在努力规范职称.
- 作为批准过程的一部分，职位审查由人力资源部门的成员完成. No action should be taken until the position has been fully approved.
- 一旦批准，表格将作为通知发送给招聘经理. They may then submit a 员工雇佣申请 as outlined below.
员工雇佣申请
任何招聘要求, 不管是新职位还是替代人选, must be made by completing a staff employment requisition 并获得所有必要的批准.
当前的职位描述可以看作是这个申请过程的一部分. 如果您确定需要进行更改, 在完成此步骤之前，请停止并按照职位管理申请中的步骤进行操作.
如果申请是为了更换, 请确保已填写并提交了终止雇佣申请所取代人员的终止雇佣表格.
工作回顾
每一个固定的兼职和全职职位，无论是替换的还是新的，都必须经过工作审查. 这项审查由人力资源助理副总裁进行. 在审查完成并获得批准之前，不能发布工作或延长offer. 所有招聘行动都是通过大学申请人跟踪系统(ATS)进行的。.
招聘启事
Once the requisition is approved, the position will be posted. 72779太阳集团的惯例是，职位将在至少三个工作日内从72779太阳集团的网站上公布. Jobs may also be advertised in local and/or national publications. 广告必须由人力资源部门投放/批准.
在职位发布之前，工作邀请不能正式或非正式地发出. 所有的工作机会将在人力资源部门批准后通过申请人跟踪系统发出.
申请过程
为了申请一个特定的空缺职位, 有兴趣的人应通过大学申请人跟踪系统上的大学招聘申请. 此流程之外的申请不被接受.
不是为了响应某个特定的请求(张贴)而提交的, 空缺职位或在大学申请人跟踪软件之外提交的职位将不被考虑或保留.
希望被72779太阳集团考虑就业的申请人必须通过大学的申请人跟踪系统申请一个特定的职位.
保留记录
保持完整和准确的记录是招聘过程中非常重要的一部分.
Records that department interviewers must maintain through the ATS are:
- Accurate tracking of each process step the applicant reaches
- 申请人未被提拔的原因记录
- 所有申请该职位的候选人的情况，无论是否被录用
- 招聘经理应该与所有没有通过大学ATS选拔的申请人沟通
- 任何检测结果的记录应保存在ATS中或发送/返回给HR
人力资源就业协调员负责保存所有提交简历或申请每个特定空缺职位的人的记录，以及提交的与该申请或简历有关的所有信息. 所有关于求职的信息都应该保存在申请人跟踪系统中.
筛选
一旦职位发布, 招聘经理将审查所有提交的申请材料，以确定最合格的申请人应该参加该职位的面试. 筛选可通过以下方式进行:
- 将职位的最低要求与提交申请/汇成汇成的人士的资历作比较.
- 对符合条件的申请人进行电话面试，以确定与72779太阳集团使命的兼容性, 薪水范围, 或者其他与工作相关的因素.
- 不符合最低公布资格的申请人可能不被考虑担任该职位.
测试
人力资源部将根据需要对知识和技能进行测试或评估. 如果在Excel上评估候选人的技能, 演示文稿, Word or any other office computer application is desired, 部门经理/面试官必须与就业协调员合作，以便制定适当的评估.
有些部门的面试官喜欢先面试再测试，有些则喜欢先测试再面试. 任何一种都是可以接受的，只要所有申请同一份工作的人都得到一致的处理.
人力资源部将把测试结果通知部门面试官.
背景筛选
72779太阳集团对所有教职员工的最终候选人都进行了背景调查. This screen must be successfully completed in order to be employed. The screen includes but is not limited to criminal background, 驾驶记录, 以及社会安全号码验证. 某些部门也可能要求提供信用/财务记录和药物测试.
在进行背景审查之前，最终候选人必须在ATS系统内完成背景调查.
选择
所有的申请人都经过了部门面试官的面试, the hiring manager will submit a 雇佣 proposal through the ATS system. 如果得到批准, any required pre-employment checks (such as verification of education, 前就业, 许可, 和认证, 是适用的, 和背景调查)将启动.
在最合格的申请人被选中后，人力资源部将准备一份offer，并由就业协调员向候选人提供. 招聘经理或其他工作人员或教职员工不得延长员工的就业机会.
未被选中的申请人应及时被告知其状态. 招聘经理应通过ATS系统向未被选中的申请人发送适当的道歉邮件.
检查表
就业决策使大学承担额外的成本，并可能产生重大责任. 这就是为什么我们有指导方针来帮助我们减少这类责任的风险.
在招聘过程之前、期间和之后使用以下清单.
- 终止 form for an exiting employee has been completed
- 该工作的最低要求已包括在内
- Requisition(s) with obtained appropriate approvals has been obtained
- A job review has been conducted and approved by the president
- A determination has been made if any testing is necessary
- Information on all referred applicants has been reviewed
- 所有合格的内部申请者都经过了面试
- 根据最合格的申请人而不考虑种族而作出的雇用决定, 性别, 年龄或任何其他受保护的因素
- 背景调查发布表已经由未来的新员工电子签名，结果已经返回
- 已完成适当的聘用建议书
- 所有其他候选人在ATS中都已脱位
- Regret emails have been sent through the ATS to all other candidates
- 招聘经理已确保从人力资源部门收到员工新入职表格或状态变更表格，并已将此表格通过电子邮件转发给他们的报告线中需要此信息的人员
最后一步
All newly 雇佣d employees are subject to E-verify and I-9 verification. 根据联邦法律的要求, I-9必须不迟于工作的第一天签署，并在工作的三天内进行电子验证. 一旦做出录用决定, the employment coordinator will 启动 an offer and upon acceptance, 入职流程.
全职和兼职员工必须参加下次的培训.
新员工入职培训的日期、时间和地点可能会根据新员工的数量而有所不同. An invitation will be sent to all new 雇佣s expected to attend. 如果您有疑问，请联系人力资源部(205-726-2390)进行核实.
Wage-Hour常见问题
豁免和非豁免的区别是什么?
雇员可以免交加班费，按工作而不是按小时支付. Non-exempt employees are not exempt from overtime; therefore, 他们按小时计酬，有加班费.
一个人如何获得豁免?
工作职责与《72779太阳集团》规定的四项测试中的一项进行比较. 工作职责必须符合其中一项测试规定的标准，才能被视为豁免工作.
非豁免雇员必须保存哪些记录?
非豁免员工的工资记录中有12项必须保留，但员工生成的一项是每天的开始和停止时间.
小时工(非免薪员工)已经同意在一个特殊的项目或活动中工作. 我如何支付这个员工的工资?
Because hourly employees are subject to Department of Labor regulations, 他们的确切工作时间必须记录下来以便付款. 在计算加班费和加班费时，这些时间必须与正常工作时间结合考虑. You may not pay an hourly employee a “flat rate” for working on a project even though both parties may be agreeable to this arrangement; it is a violation of federal law. 在雇用员工从事特殊项目或活动之前，请在特定情况下联系工资单办公室寻求帮助.
非豁免雇员的起止时间记录应如何精确?
工资工时规定规定，记录必须反映员工的实际开始和停止时间, i.e.员工开始工作，开始和停止午餐时间，然后离开工作.
豁免员工必须保留哪些记录?
没有由员工生成的. 为了记录72779太阳集团的福利, 豁免员工必须报告使用带薪休假.
非豁免雇员在非工作时间举行的培训或会议是否需要支付工资?
是的, 如果员工需要参加会议或培训, 或者员工不出席会议或培训是否会对他/她的工作产生影响. 只有当会议或培训是100%自愿的，员工不出席对他/她的工作没有影响时，才会支付不需要的时间.
《72779太阳集团》要求我们给员工休息或用餐时间吗?
《72779太阳集团》(FLSA)中没有规定任何形式的休息，阿拉巴马州也没有任何法律规定休息. (显然，我们确实希望员工在工作中得到充分的休息和恢复精神，所以我们允许吃饭休息等.) FLSA只支付休息时间的报酬，因此少于20分钟的休息时间是计时的，20分钟或更长时间的休息时间可以不计时(不补偿).
如果非豁免员工在午休时间在他/她的工作站吃东西, 这是可补偿的时间还是不可补偿的时间?
我们必须支付员工的时间. 下班休息时间必须远离工作站，这样员工就不会被打断或进行任何工作(比如接电话)。.
谁有加班费??
非免税(小时工)雇员在7天内(周日至周六)工作超过40小时的，按超过40小时的时薪支付1.5倍的工资.
一个员工, 出于他/她的自由意志, 来得早, 午餐时间很短, 晚点走, 结果就是, 需要加班. 加班费要付吗?
是的, if you allow an employee to work he/she must be paid. 然而，管理者能够而且必须控制工作场所和员工的工作时间.
如果员工进来是因为他/她想上班，而不是为了避免交通堵塞怎么办, 阅读报纸, 喝咖啡, 等. 这是可以补偿的加班时间吗?
No. 只要员工没有为工作场所做准备或从事任何工作，这就不是可补偿的时间.
如果员工在7天内工作超过40小时，他/她是否可以得到1.5倍的补偿，而不是1.5美元?
No, 没有一个半小时的补偿(除了在公共部门，而我们不在公共部门).
什么时候使用补偿时间是合法的?
只有在获得补偿的7天内使用补偿时间. 例如，一名员工周一到周三每天工作8小时，周四工作10小时. 两小时的补偿时间(一小时对一小时)可以在周五使用，以避免1.5倍的工资. 如果员工周一到周四工作8小时，周五工作10小时, the comp time could not be used and overtime must be paid. 补偿时间不能从一个七天期结转到下一个七天期.
免薪员工的补偿时间呢?
There is no such thing as comp time for exempt employees. 豁免雇员不按小时支付工资，任何按小时计算他们的工作都可能违反他们的豁免.
所有的工作时间都算加班费吗?
只有实际工作时间才算加班. 任何带薪休假都不需要.
Can requiring an employee to work overtime be made mandatory?
是的.
员工可以自愿在下班时间工作吗?
No.
